ля ведения работ, содержащих коммерческую тайну; храни-
лища документов и изделий; их охрана
   5.1. Помещения, в которых ведется работа и хранятся в нерабочее время
документы и изделия, содержащие сведения, составляющие коммерческую тай-
ну предприятия, должны обеспечивать их надежную защиту.
   Размещение режимных помещений и их оборудование должно исключать воз-
можность бесконтрольного проникновения в них посторонних лиц и  гаранти-
ровать
   сохранность в этих помещениях документов  и  изделий,  относящихся  к
коммерческой тайне предприятия.
   Входные двери режимных помещений оборудуются замками,  гарантирующими
их надежное закрытие в нерабочее время. Для контроля за входом могут ус-
танавливаться шифровальные и электронные замки, автоматические турникеты
и т.п. При отсутствии поста охраны режимные помещения  могут  оснащаться
охранной сигнализацией, связанной с караульным помещением или с дежурны-
ми по предприятию, пультом централизованного наблюдения за сигнализацией
при органах охраны, что способствует более надежной защите таких помеще-
ний.
   Кроме того, режимные помещения при необходимости должны быть оборудо-
ваны дополнительными техническими средствами защиты от побочных электро-
магнитных излучении.
   Перед началом эксплуатации помещение обследуется комиссией, назначен-
ной руководителем предприятия. В состав комиссии включаются представите-
ли спецподразделения и представители структурного подразделения, которо-
му принадлежит помещение.
   5.2. Внутренняя планировка и расположение рабочих мест в режимных по-
мещениях должны способствовать выполнению работы исполнителями в услови-
ях, предусматривающих обеспечение персональной ответственности  за  сох-
ранность доверенных им документов и изделий, относящихся к  коммерческой
тайне.
   Для хранения материалов, составляющих коммерческую  тайну,  помещения
снабжаются необходимым количеством сейфов и металлических шкафов.
   5.3. Хранилища, где постоянно или в рабочее время хранятся эти  доку-
менты и изделия, а также ключи от хранилищ берутся на учет в спецподраз-
делении.
   Хранилища, а также входные двери помещений, в которых они  находятся,
должны быть оборудованы разными по своим секретам замками  с  двумя  эк-
земплярами ключей.
   Рабочие экземпляры ключей от хранилищ хранятся в  нерабочее  время  в
отдельных опечатанных пеналах (пакетах) в одном из сейфов  или  металли-
ческих шкафов службы безопасности. Ключ от этого сейфа или металлическо-
го шкафа и рабочий экземпляр ключа от входных дверей помещения, в  кото-
ром он находится, в отдельных опечатанных сотрудниками  службы  безопас-
ности пеналах (пакетах), передаются охране или дежурному по  предприятию
под расписку.
   5.4. По окончании рабочего дня сейфы, металлические шкафы, спецхрани-
лища, склады хранения изделий, содержащие сведения, составляющие коммер-
ческую тайну, и другие режимные помещения  запираются  и  опечатываются.
При этом сейфы, металлические шкафы и хранилища опечатываются таким  об-
разом, чтобы исключить возможность ее снятия без повреждения оттиска пе-
чати. Режимные помещения, хранилища с опечатанными входными дверями, пе-
налы (пакеты) с ключами сдаются под охрану или дежурному по  предприятию
с указанием времени приема (сдачи) и с  отметкой  о  включении  охранной
сигнализации.
   Сдачу ключей и режимных помещений под охрану, а также получение  клю-
чей и вскрытие режимных помещений производят  сотрудники,  работающие  в
этих помещениях, по утвержденному начальником спецподраэделения списку с
образцами подписей этих сотрудников. Данный список  находится  у  охраны
или у дежурного по предприятию.
   Опечатанные (опломбированные) хранилища  вскрываются  только  лицами,
ответственными за сохранность документов и изделий, составляющих коммер-
ческую тайну. Списки таких лиц с образцами их подписей утверждаются  на-
чальником спецподразделения и находятся у  охраны  или  у  дежурного  по
предприятию. В отсутствии указанных лиц режимные помещения  и  хранилища
могут быть вскрыты комиссией, созданной по указанию руководителя  предп-
риятия или данного подразделения, о чем должен быть составлен акт.
   Перед вскрытием режимных помещений и хранилищ должна  быть  проверена
целостность оттисков печатей и исправность запоров. При обнаружении  на-
рушения целости оттисков или других признаков, указывающих на  возможное
проникновение посторонних лиц в эти помещения или  хранилища,  последние
не вскрываются, а составляется акт. О случившемся немедленно ставятся  в
известность руководитель предприятия и начальник спецподраэделения.  Од-
новременно принимаются меры по охране места происшествия, на которое  не
допускаются посторонние лица.
   В случае утраты ключа от хранилища или входной двери режимного  поме-
щения немедленно ставится в известность спецподраэделение.  Замок  этого
хранилища или двери необходимо заменить или должен быть изменен его сек-
рет.
   Хранение документов и изделий, имеющих отношение к коммерческой  тай-
не, в хранилищах, от которых утрачены ключи, до замены замка или измене-
ния его секрета запрещается.
   5.5. Уборка и другие необходимые хозяйственные работы в режимных  по-
мещениях, спецхранилищах, складах производятся только в присутствии  ра-
ботников, отвечающих за сохранность документов и изделий, относящихся  к
коммерческой тайне, в этих помещениях или соответствующих  дежурных.  Во
время уборки и хозяйственных работ все  документы  должны  находиться  в
сейфах (металлических шкафах), а изделия зачехляются и опечатываются.
   На предприятии на случай пожара, аварии или стихийного бедствия  раз-
рабатывается специальная инструкция, утверждаемая руководителем спецпод-
разделения, в которой предусматриваются:
   - порядок вызова должностных лиц;
   - порядок вскрытия режимных помещений;
   - очередность и порядок спасения документов (изделий)  и  дальнейшего
их
   хранения.
   Инструкция должна находится у дежурного по предприятию и в  подразде-
лении охраны.
   5.6. При пожаре, аварии или стихийном бедствии дежурный по  предприя-
тию, а также работники охраны немедленно вызывают пожарную  команду  или
соответственно  аварийную  службу,  ставят  в  известность  руководителя
предприятия, начальника спецподразделения и принимают меры к  ликвидации
пожара или аварии и их последствий.
   В случае, если создается угроза уничтожения  находящихся  в  режимных
помещениях, хранилищах, складах документов и изделий, относящихся к ком-
мерческой тайне, дежурный по предприятию совместно с представителями ох-
раны обязан вскрыть эти помещения и принять меры к спасению документов и
изделий в соответствии с инструкцией на случай пожара, аварии, стихийно-
го бедствия. О произведенном вскрытии составляется акт, который подписы-
вается лицами, вскрывшими данное помещение.
   6. Совещания по вопросам, составляющим коммерческую тайну предприятия
с участием работников сторонних организаций
   6.1. Служебные совещания с участием работников сторонних организаций,
на которых рассматриваются вопросы, связанные со сведениями,  составляю-
щими коммерческую тайну, ПРОВОДЯТСЯ с разрешения руководителя  предприя-
тия.
   Руководитель назначает лицо, ответственное за проведение таких  сове-
щаний.
   6.2. Лицо, назначенное ответственным за  проведение  совещания,  сов-
местно с представителями службы безопасности и  соответствующими  техни-
ческими специалистами осуществляет необходимые организационные и  техни-
ческие мероприятия, которые должны обеспечить сохранение сведений,  сос-
тавляющих коммерческую тайну предприятия, и исключить утечку  информации
во время проведения такого совещания
   6.3. На совещания допускаются лица,  которые  имеют  непосредственное
отношение к обсуждаемым на них вопросам  и  участие  которых  вызывается
служебной необходимостью.
   При планировании проведения совещания предусматривается такая очеред-
ность рассмотрения вопросов, которая исключает участие в  их  обсуждении
лиц, не имеющих отношения к ним.
   6.4. Лицо, ответственное за проведение совещания, должно  представить
в службу безопасности предприятия:
   - проект программы проведения совещания;
   - перечень его участников;
   - список вопросов, с которыми разрешено знакомиться каждому  участни-
ку.
   Список  приглашенных  на  совещание  согласовывается  с  лицами,  от-
ветственными за проведение совещания, и утверждается руководителем, дав-
шим разрешение на проведение совещания.
   6.5. Участники пропускаются на совещание  по  спискам  и  документам,
удостоверяющим их личность.
   6.6. Документы, необходимые для подготовки совещания, если в них  со-
держатся сведения, составляющие коммерческую тайну, рассылаются по спис-
ку, утвержденному руководителем, давшим разрешение на проведение совеща-
ния.
   При этом рассылаются только те документы, которые непосредственно ка-
саются приглашенных.
   6.7.Совещания проводятся в помещениях, где может быть обеспечено сох-
ранение в тайне обсуждаемых вопросов. В необходимых случаях эти  помеще-
ния могут быть обследованы соответствующими специалистами с целью  обес-
печения защиты от утечки информации по техническим каналам и при необхо-
димости - обеспечены охраной.
   6.8. Лицо, ответственное за проведение совещания, перед  его  началом
обязано проинформировать присутствующих о том, что  обсуждаемые  на  нем
вопросы, содержат сведения, составляющие коммерческую тайну предприятия,
и что все записи они могут делать только на учтенных листах (блокнотах).
   6.9. Решения совещания и другие, относящиеся к нему документы, рассы-
лаются по указанию руководителя, давшего разрешение на его проведение.
   Рабочие тетради, переданные в службу безопасности по окончании  сове-
щания, рассылаются или уничтожаются в установленном порядке.
   Программа проведения совещания и список его участников приобщаются  к
материалам совещания. Данные материалы обеспечиваются защитой до оконча-
ния работ по обсуждаемой проблеме, либо до того времени, когда сведения,
составляющие коммерческую тайну, будут рассекречены в установленном  по-
рядке.

   КОММЕНТАРИИ

   Настоящий документ может служить основой для разработки  собственного
"Положения по обеспечению сохранности коммерческой тайны" на предприяти-
ях любой формы собственности. В акционерных обществах настоящее  Положе-
ние должно утверждаться Правлением.

   УТВЕРЖДЕНО ПРАВЛЕНИЕМ акционерного общества открытого типа

Протокол от " " 19 г.
   - Структура, численность и штаты службы безопасности каждого конкрет-
ного предприятия определяются руководителем в зависимости от необходимо-
го объема работы по защите коммерческой тайны предприятия.
   Возможно создание и других подразделений в зависимости  от  специфики
производственной деятельности предприятия (подразделение противодействия
технической разведки, подразделение связи и др.).
   Допуск к сведениям, составляющим  коммерческую  тайну,  целесообразно
осуществлять не сразу после приема на работу, а по прошествии определен-
ного времени работы на предприятии, в течении которого работники  отдела
кадров и непосредственные руководители должны провести изучение личных и
деловых качеств принимаемого на работу.
   При наличии большого количества таких материалов возможно их хранение
в специальных хранилищах на открытых стеллажах при условии  персональной
ответственности одного из сотрудников за сохранность этих документов.

   ИНСТРУКЦИЯ ПО ОРГАНИЗАЦИИ И ВЕДЕНИЮ НА  ПРЕДПРИЯТИИ  ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
ДОКУМЕНТОВ С ГРИФОМ "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА"

   1. Общие положения
   1.1. Настоящая инструкция определяет порядок работ по учету,  размно-
жению, хранению и уничтожению документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА".
   1.2. Организация и ведение делопроизводства документов с грифом "КОМ-
МЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" возлагается на  специальное  подразделение  предприятия
(или на специально назначенных работников).
   2. Размещение подразделений по ведению делопроизводства документов  с
грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА"
   2.1. Подразделения по ведению делопроизводства  документов  с  грифом
"КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" размещаются в отдельных, изолированных  помещениях,
несанкционированный доступ в которые исключен.
   2.2. Документы должны храниться в металлических шкафах или сейфах.
   2.3. Хранение документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА"  в  помещениях
других подразделений может  осуществляться  по  разрешению  руководителя
предприятия при обеспечении условий их надежной сохранности.
   3. Учет документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА"
   3.1. Все документы с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА", изданные или посту-
пившие на предприятие, подлежат учету в подразделении по ведению  делоп-
роизводства документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА".
   3.2. Учет документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" осуществляется от-
дельно от учета секретных (государственные  секреты)  и  несекретных,  а
также документов с грифом "для СЛУЖЕБНОГО ПОЛЬЗОВАНИЯ".
   3.3. Для решения задач сохранности документов, облегчения  справочной
работы и обеспечения контроля исполнения на предприятии ведутся  следую-
щие виды учета:
   - учет подготовленных документов;
   - учет входящих документов:
   - инвентарный учет:
   - номенклатура дел, журналов, картотек:
   - учет лиц, осведомленных в вопросах, касающихся коммерческой тайны.
   3.3.1. Печатание документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" производит-
ся в машбюро подразделения по ведению делопроизводства этих документов.
   По решению руководителя предприятия печатание может быть разрешено  в
рабочих помещениях исполнителей документов при условии исключения  полу-
чения охраняемой информации посторонними лицами.
   На последнем листе каждого экземпляра отпечатанного документа необхо-
димо указать:
   - количество отпечатанных экземпляров;
   - фамилию исполнителя документа;
   - фамилию машинистки или лица, печатавшего документ:
   - дату.
   Отпечатанный документ, а также материалы, подготовленные в рукописном
или графическом исполнении, регистрируются в  подразделении  по  ведению
делопроизводства документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА"  на  карточках
или в журналах, имеющих соответствующие графы.
   Картотеки или журналы учета подготовленных документов с грифом  "КОМ-
МЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" учитываются в номенклатуре. Листы журналов  нумеруются,
прошиваются и опечатываются.
   Учетные номера проставляются на первом листе каждого экземпляра доку-
мента, а также на последнем листе - перед отметкой о количестве  отпеча-
танных экземпляров.
   Все черновики, а также варианты и  испорченные  при  печатании  листы
должны быть сданы для уничтожения в подразделение по ведению  делопроиз-
водства документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА".
   3.3.2. Прием и регистрация поступивших на  предприятие  документов  с
грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" осуществляется подразделением по ведению де-
лопроизводства этих документов.
   Главное требование к делопроизводству документов с грифом "КОММЕРЧЕС-
КАЯ ТАЙНА" - это однократность их регистрации.
   При получении корреспонденции в экспедицию, а также при е„  получении
в нерабочее время дежурным по предприятию пакеты с грифом  "КОММЕРЧЕСКАЯ
ТАЙНА" не вскрываются и передаются в подразделение по ведению делопроиз-
водства этих документов. Ошибочно поступившие документы с  грифом  "КОМ-
МЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" возвращаются отправителю.
   В случае отсутствия (недостачи) в  пакетах  документов  (экземпляров,
листов, приложений) с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" составляется акт в 2-х
экземплярах, один из которых высылается отправителю.
   Картотеки или журналы учета входящих документов с грифом  "КОММЕРЧЕС-
КАЯ ТАЙНА" учитываются в номенклатуре. Листы журналов нумеруются, проши-
ваются и опечатываются.
   На первом листе  зарегистрированного  входящего  документа  с  грифом
"КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" проставляется штамп, а котором указываются:
   - наименование предприятия,
   - входящий номер документа,
   - дата регистрации,
   - количество листов основного документа и приложений.
   На первом листе каждого приложения к входящему документу проставляет-
ся штамп с указанием:
   - номера входящего документа;
   - количества листов данного приложения.
   3.3.3. Инвентарному учету подлежат  разработанные  на  предприятии  и
присланные из других предприятий научно-технические,  чертежно-конструк-
торские и другие документы, не подлежащие подшивке в дела.
   Присланные документы берутся на инвентарный учет после их регистрации
по входящему учету и рассмотрения соответствующими должностными лицами.
   На инвентарный учет не берутся технические и другие документы, подши-
ваемые в дела, а также документы, присланные на согласование и  во  вре-
менное пользование.
   В зависимости от специфики предприятия, инвентарный учет  может  вес-
тись в отдельных журналах или по отдельным картотекам по наименованиям и
видам документов, а также по видам производства.
   Инвентарный учет ведется по карточкам или  журналам,  имеющим  графы,
аналогичные графам карточки. Картотеки или журналы учитываются в номенк-
латуре.
   На инвентарный учет берутся подготовленные подлинники технических до-
кументов. Копии учитываются за номером оригинала. Если документ изготав-
ливается машинописным способом и черновик уничтожается сразу после изго-
товления подлинника, то на инвентарный учет берется подлинник, а в  жур-
нале (карточке) учета делается отметка об уничтожении черновика.
   На документах, взятых на инвентарный учет, проставляется штамп с ука-
занием:
   - инвентарного номера;
   - даты регистрации.
   Штамп с инвентарным номером проставляется:
   - на сброшюрованных документах - в верхнем левом углу обложки и
   титульного (первого) листа документа:
   - на графических документах - над основной надписью.
   3.3.4. Дела, журналы, картотеки с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА"  учиты-
ваются по общей номенклатуре дел предприятия.
   В графе 1 номенклатуры под индексом, присвоенным данному делу, журна-
лу, картотеке, проставляется гриф "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА". После графы "за-
головок дела" вводится графа "фамилии исполнителей", которым  предостав-
лено право пользования делом.
   Для подразделения по ведению  делопроизводства  документов  с  грифом
"КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" делается выписка из номенклатуры, в которую вносят-
ся все дела, журналы и картотеки с таким грифом.
   При составлении номенклатуры дел, включающей дела с  грифом  "КОММЕР-
ЧЕСКАЯ ТАЙНА", кроме учета требований общего делопроизводства о  порядке
комплектования дел в соответствии с различными признаками  классификации
(номинальный, структурный, предметно-тематический, по срокам хранения  и
т.д.) должен быть предусмотрен круг лиц, имеющих право пользоваться  де-
лом.
   Документы с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" подшиваются в  дела  в  соот-
ветствии с выпиской из номенклатуры после их исполнения. Все дела с  та-
ким грифом независимо от сроков  их  хранения  должны  иметь  внутреннюю
опись, которая выполняет функцию учета документов внутри каждого дела.
   Листы дела нумеруются. После закрытия дела прошиваются и опечатывают-
ся. В конце дела подшивается чистый лист, на котором сотрудником подраз-
деления по ведению делопроизводства документов  с  грифом  "КОММЕРЧЕСКАЯ
ТАЙНА" делается заверительная надпись,  в  которой  указывается  сколько
подшито документов в деле и на скольких листах.
   3.3.5. Учет лиц, осведомленных в сведениях, составляющих коммерческую
тайну предприятия, ведется в подразделении по  ведению  делопроизводства
документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" в отдельном журнале или на кар-
точках, имеющих соответствующие графы:
   - фамилия, имя, отчество;
   - должность;
   - кто санкционировал допуск к "КОММЕРЧЕСКОЙ ТАЙНЕ":
   - когда и т.д.
   4.0. Правка документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА"
   4.1. Отправка документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" во внешние ор-
ганизации осуществляется по разрешению лиц, которым даны  на